현대사회에서 필수적이고 중요한 소통 능력 중 하나인 프레젠테이션 발표준비, 발표실행, 발표평가에 대해 알아보겠습니다.
프레젠테이션 발표란
프레젠테이션 발표란 한 사람의 화자가 다수의 청중을 대상으로 의사를 전달하는 의사소통의 한 방법입니다. 언어와 컴퓨터나 멀티미디어 등 다양한 매체를 종합적으로 활용하여 각종 정보를 효율적으로 대상자들에게 전달하는 행위로 회의, 심포지엄, 강연, 수업, 채용에 이르기까지 다양한 영역에서 활용되고 있습니다. 최근 사회적, 교육적 요구가 갈수록 높아짐에 따라 학생들에게 프레젠테이션 발표 능력은 중요한 의미를 지니면서 관심이 집중되고 있습니다. 대부분의 기업들에서는 심층 면접과 프레젠테이션 등을 강화하고 발표 능력을 갖춘 인재들을 선호하는 추세입니다. 또한 수업 현장에서도 주입식 교육에서 탈피하여 학생들의 질의나 발표와 같은 말하기가 중요한 학습 활동으로 부각되고 있기 때문입니다.
프레젠테이션 발표는 ‘말하는 사람, 전달하려는 내용, 듣는 사람’의 세 가지 요소로 구성됩니다. 내용을 효과적으로 잘 발표하려면 이러한 세 가지 요소를 충분히 고려하여 체계적인 접근과 철저한 준비가 필요합니다. 발표자는 자신과 청중에 대해 잘 알고 있어야 하며, 발표의 목표를 명확히 인식해야 한다. 청중이 필요로 하는 메시지를 파악하여 전달하려는 내용을 성실하게 준비해야 합니다. 효과적인 전달 방법을 찾아 논리적으로 전달함으로써 듣는 사람의 공감과 설득을 이뤄내는 것이 중요합니다. 발표를 잘하기 위해서는 말을 잘해야 합니다. 하지만 언변을 타고났다고 해서 발표를 잘하는 것은 아닙니다. 프레젠테이션 발표는 단순히 말을 잘하는 것만이 아니라 성실한 발표 내용 준비와 효과적인 발표 방법 또한 필수적으로 필요하기 때문입니다. 꾸준히 발표 기술을 익히고 사전에 발표 준비를 철저히 한다면 발표 능력을 충분히 향상할 수 있고 성공적인 발표를 수행할 수 있습니다.
프레젠테이션 발표준비 및 작성
일반적으로 시각자료를 활용한 프레젠테이션 발표에서는 발표를 준비 및 작성하는 단계에서 좀 더 세부적으로 기획, 구성, 점검 단계로 나누어 구체적으로 준비하는 것이 효과적입니다. 여기서 프레젠테이션 발표를 실행하기 전에 발표와 관련된 전체 사항들을 파악하고 분석해 준비하는 과정을 가집니다. 프레젠테이션 발표 준비가 다 완료되면 발표를 실행하고, 수행한 후 자신과 청중의 평가를 통해 추후 발표 능력을 개선해 나갈 방안을 모색합니다.
프레젠테이션 발표준비 및 내용 작성단계에서 기획은 발표의 목적을 설정하고 어떤 주제와 내용으로 어떤 사람들에게 전달할 것인가를 결정하는 과정입니다. 구성은 기획단계에서 결정된 내용을 어떻게 효과적으로 전달할 것인가를 고려해 발표 요지와 발표 내용을 만드는 과정을 말합니다. 점검단계는 기획과 구성을 통해 완성된 발표 내용으로 발표 전 사전 연습을 하고 다시금 전체 내용을 재점검하는 과정입니다.
1) 프레젠테이션 발표준비 기획단계
(1) 상황 분석
본격적인 프레젠테이션 발표준비에 앞서 발표 상황의 정황이나 환경을 우선적으로 살펴 이에 맞게 준비하는 것이 효과적입니다. 프레젠테이션 발표 상황 분석은 크게 청중과 환경으로 나누어 살펴볼 수 있습니다. 성공적인 발표 실행을 위해서는 자신이 누구를 대상으로 스피치를 하는지 조사하고 분석하는 것이 필요합니다. 그것은 발표의 성패는 발표자에게 있는 것이 아니라 청중에게 달려 있다고 해도 과언이 아니기 때문입니다. 또한 발표 환경에 따라 발표자의 전달 방법이 달라질 수 있다.
청중 분석은 청중들의 인구통계학적 속성을 알아보는 외적 분석과 사회심리학적인 성향을 알아보는 내적 분석, 그리고 청중의 구성상 특성 분석으로 이루어집니다. 외적 분석에는 청자들의 연령, 성별, 경제적 수준, 학력, 직업, 사회집단 등이 속합니다. 내적 분석으로는 주제에 대한 청중들의 태도나 관심과 지식수준 등을 들 수 있습니다. 청중의 구성상 특성은 자발적이며 동질적인 청중인지, 다양한 인구분포로 이루어진 이질적인 청중인지를 파악하는 것입니다. 청중의 특성에 따라 발표 내용과 전략이 달라져야 하므로 가능하다면 구체적으로 파악하는 것이 좋습니다. 즉, 발표자 및 발표 주제에 대한 청자의 태도가 우호적이냐, 중립적이냐, 비우호적이냐, 그리고 주제에 대한 청자의 태도가 발표자 자신과 같은가 다른가, 그리고 발표 목적에 대한 태도로서 청중이 열광적, 호의적, 소극적, 비호의적, 적대적인지 등과 같은 특성들을 파악해 준비할 필요가 있습니다.
프레젠테이션 발표자는 발표를 하기 전에 물리적 환경을 점검하여야 합니다. 물리적 환경에 대한 사전 분석은 효과적인 발표를 위해 필요하기 때문입니다. 발표에서 고려해야 할 환경적인 요인으로는 발표 장소가 실내인지, 실외인지, 그리고 장소의 형태 및 규모, 청중의 규모, 청중의 배치, 사용할 기자재 등이 어떠한 상황인지를 파악한다. 발표 장소는 발표에 많은 영향을 미치므로 사전에 점검하여 상황에 맞게 적절히 발표 준비를 하도록 합니다.
(2) 프레젠테이션 발표 목적 및 주제 설정
프레젠테이션 발표는 발표자가 청중을 대상으로 일정한 주제를 전달하는 말하기 방식입니다. 따라서 프레젠테이 션 발표의 목적을 설정한 후 ‘무엇’에 대해 발표할 것인지 주제를 분명히 정해야 합니다. 발표를 요청하는 측에서 목적을 정해주기도하지만 따로는 발표자 스스로가 발표의 목적을 정해야 하는 경우도 많습니다. 프레젠테이션 발표의 목적에는 일반적으로 설득을 목적으로 하는 발표, 정보제공을 목적으로 하는 발표, 공감을 목적으로 하는 발표 등이 있습니다. 발표의 목적에 따라서 사용할 자료, 강조할 부분, 활용할 기법을 다르게 구성할 수 있습니다. 또한 발표할 내용이 아무리 좋더라도 목적에 부합되지 못한다면 의미가 없습니다. 그리므로 프레젠테이션 발표의 목적을 분명하게 파악하고 주제를 설정하는 것이 중요합니다.
프레젠테이션 발표 주제는 발표자가 관심을 가지고 집중적으로 조명할 대상을 설정하여 구체화하고 심화시키는 것입니다. 청중과 상황, 발표자의 능력 등을 고려하여 발표자나 청중 모두 관심을 가질 수 있는 주제로 정합니다. 본격적인 발표 준비에 앞서 왜 이 발표를 하는지, 말하고자 하는 바가 무엇인지, 발표자와 청중 모두에게 중요하고도 흥미 있는 것인지 등에 대해 진지하게 고민해 봅니다. 주제의 내용과 범위가 명확해야 이후 다양한 아이디어들을 도출하여 목적과 의의에 맞는 효과적인 발표 내용을 준비할 수 있습니다.
(3) 프레젠테이션 발표 자료 수집 및 분석
프레젠테이션 발표 주제와 세부 항목이 설정되면 보충해야 할 자료를 수집하고 분석합니다. 참고할 자료가 많으면 많을수록 유용하지만, 자료가 많다고 반드시 활용 가치가 높은 것은 아닙니다. 자료는 자신의 핵심 생각을 검증하거나 뒷받침 또는 강화하기 위해 필요한 정보입니다. 객관적이고 신뢰할 만한 자료를 바탕으로 자신의 발표 내용을 보충하거나 강조하면 효과적입니다. 청중의 관심과 집중을 유지하고 유익한 정보를 제공하기 위해서는 다양한 유형의 풍부하고 적절한 자료를 확보하는 것이 중요합니다. 조사한 자료나 정보는 신빙성 있고 정확한 자료인가를 검토해야 하며 출처가 분명한 것을 선택해야 합니다. 자료의 검증과 질에 대한 판단이 엄격하지 않을 경우 발표의 전문성을 해칠 우려가 있습니다.
자료를 조사 및 수집한 후에는 얻은 자료들을 같은 범주에 속하는 것끼리, 또는 중요한 정도에 따라 구분하여 정리합니다. 미리 자신이 발표할 내용 전개를 생각해 보면서 자료들을 그에 따라 정돈하는 것도 좋은 방법입니다. 다양하고 풍부하게 자료를 찾는 이유는 그 자료를 다 활용하기 위함이 아니라 논의에 필요한 것을 선택하기 위함입니다. 최근에는 정보화 시대에 걸맞게 다양한 자료가 쏟아져 나오고, 인터넷이나 전자도서관을 이용하여 자료를 쉽게 검색하고 얻을 수도 있습니다. 하지만 누구나 쉽게 얻을 수 있는 자료로는 독창적인 내용을 전달하기 어렵습니다. 충분한 시간과 노력을 들여 스스로 자료를 찾고 정리하다 보면, 주제 의식도 풍부해지고 발표 내용의 전체적인 윤곽을 잡는 데도 도움이 됩니다.
2) 프레젠테이션 발표준비 구성단계
(1) 프레젠테이션 발표 개요 작성
프레젠테이션 발표 개요서는 발표를 어떻게 전개할지 발표 전체 내용의 구체적인 짜임새를 구상하는 것입니다. 개요를 짤 때는 발표의 주제나 목적에 따라 조사한 자료들을 어떻게 활용하거나 배치하여야 적절한지 생각해야 합니다. 개요서를 통해 세부 목차에서부터 전체 발표 내용이 논리적이고 체계적인 구성으로 갖추어졌는지 확인할 수 있습니다. 개요를 작성하는 주된 목적은 프레젠테이션 발표의 혼란이나 탈선을 예방할 수 있고, 내용이 누락되거나 중복되는 것을 막을 수 있습니다. 또한 주제와 깊은 관계가 있는 것과 그렇지 않은 것을 구별해 유기적으로 조직함으로써 이야기 전체의 균형을 잡을 수 있습니다. 그리고 발표를 실제 행할 때 지침으로 사용할 수 있습니다.
일반적으로 프레젠테이션 발표에서 보편적으로 사용하는 내용 구성은 ‘서론-본론-결론’의 세 단계로 이루어지는데, ‘기(서론)-승(설명)-전(증명)-결(결론)’의 네 단계 구성을 취하기도 합니다. 개요의 종류에는 준비 개요와 실행 개요가 있습니다. 준비 개요는 프레젠테이션발표를 준비하는 과정에서 작성하는 개요로서 주제, 서론, 본론, 결론 그리고 예상되는 질의응답 등으로 구성되며, 각 부분에 들어갈 핵심적인 내용들을 정리해서 작성합니다. 실행 개요는 준비 개요의 요약본으로 발표를 실행할 때 참고하기 위해 작성합니다. 준비 개요의 형식을 그대로 따라 만들되 가능한 한 읽기 쉽고 눈에 띄도록 만들고, 손에 쥐기 적당한 크기의 카드를 활용합니다.
(2) 프레젠테이션발표 세부 내용 작성
개요를 바탕으로 ‘서론-본론-결론’의 구조에 맞추어 프레젠테이션 발표할 내용을 구체적으로 완성합니다. 우리 속담에 “시작이 좋아야 끝이 좋다.”는 말이 있습니다. 이처럼 시작이 일의 성패를 좌우하는 경우가 많습니다. 발표의 성패는 서두에 달려 있다 해도 지나치지 않습니다. 그 이유는 서두에서 청자의 주의를 불러일으켜야만 호감과 공감, 존경과 신뢰를 받을 수 있으며, 주제에 관한 언급을 통해서 이야기 전반에 대한 기대감을 갖게 할 수 있기 때문입니다. 따라서 서론에서 독창적인 도입을 통해 청중의 시선을 끈 다음 발표에서 무엇을 다루고, 왜 다루는지, 그리고 어떻게 다룰 것인지를 소개해야 합니다. 서론 이후에 이어질 본론과 결론에 대한 흥미를 유발할 수 있도록 적절한 요약과 강조가 필요합니다.
본론은 핵심 명제를 이해하고 납득시키기 위해 반드시 논의해야 할 요점들로서 프레젠테이션 발표의 기본 골격을 구성합니다. 내용이 충실한지 또는 알맹이 없는 발표인지에 대한 평가는 본론 부분이 어떻게 구성되어 있느냐에 따라 달라집니다. 논제나 문제점에 대한 충분한 설명, 채택한 연구 방법에 대한 검증, 자료나 사실에 대한 논의와 아울러 예외적 자료나 사실에 대한 설명, 설명된 사실에 대한 해석 등이 이루어져야 합니다. 본론은 장 아래에 세부 항목을 설정하여 논리적 세분을 하거나 본론을 여러 개의 장으로 확장하여 논의를 확대할 수 있습니다.
결론에서는 본론을 요약하고 핵심 주장을 한 번 더 강조합니다. 이를 통해 청중에게 생각할 기회를 갖게 하고 발표 이후 진행될 질의와 응답에도 대비할 수 있습니다. 결론은 논리적인 측면에서 그 앞의 이야기 내용과 긴밀한 관계를 맺고 있어야 합니다. 따라서 결론에서 더 이상 새로운 아이디어를 소개하거나 지나간 요점들을 장황하게 나열할 필요가 없습니다. 핵심적인 표현을 통해 지금까지 발표했던 모든 것들이 의미를 갖도록 해주면 됩니다.
프레젠테이션 발표 내용이 완성되고 나면 매체를 활용하여 효과적으로 발표를 실현할 수 있는 시각 자료를 만듭니다. 시각 자료에는 ‘서론-본론-결론’의 형태가 잘 구현되도록 하며 형식을 갖추어 깔끔하게 작성하도록 합니다. 청중의 관심이나 집중이 필요한 곳, 강조하고자 하는 곳에 적절한 특수 기법이나 음악, 그림, 동영상 자료 등을 삽입하여 활용하면 효과적입니다.
3) 프레젠테이션 발표준비 점검단계
(1) 프레젠테이션 발표 연습
프레젠테이션 발표 자료가 완성되면 실제 발표 전에 사전 예행연습을 합니다. 발표 전까지 발표 자료만 준비하고 바로 발표 실전에 임하는 경우가 있는데, 이런 경우 성공적인 발표수행을 기대하기 어렵습니다.
(2) 프레젠테이션 발표 최종 점검
작성된 발표문을 가지고 실제 상황과 유사하게 발표를 해본 후 문제점을 보완하는 것이 중요합니다. 프레젠테이션 발표 시에 가장 중요한 것은 주어진 시간 내에 효과적으로 발표하는 것입니다. 충분한 사전 연습을 통해 발표의 전반적인 상황을 재검 점한 후 발표에 임하도록 합니다.
프레젠테이션 발표실행
프레젠테이션 발표는 완성된 발표 내용을 청중에게 전달하고 이해시키는 과정입니다. 발표 자세와 표현에서 자연스러우면서 준비한 내용에 대한 전문성을 인정받는 것이 중요합니다. 발표 자료를 보고 읽는다든지 내용을 암기하여 외우듯이 말하지 않고 자연스러운 표현으로 발표를 좀 더 생동감 있고 활기차게 만들도록 해야 합니다. 발표준비를 성실히 했다면 자신감을 가지고 최선을 다하는 자세가 필요합니다.
프레젠테이션 발표평가
프레젠테이션 발표 마무리와 평가는 발표 수행 후 발표에 대해 발표자와 청중이 함께 하는 것입니다. 일반적으로 발표가 얼마나 성공적인 가는 청중들의 반응을 중심으로 평가하지만, 학생들의 발표 능력 점검 및 향상을 위하여 발표자 스스로와 학생들이 서로 평가하여 피드백하는 시간을 가져보는 것도 좋습니다. 끊임없이 자신의 발표 능력을 개선하기 위해서는 철저한 사전 준비도 중요하지만, 발표 후 자신의 발표 전반에 대한 평가를 통해 개선점을 찾아 역량을 더 개발해 나가는 것도 매우 필요한 작업입니다.
결론
프레젠테이션 발표는 현대 사회에서 학교나 사회 모든 영역에서 매우 중요하고 필수적인 소통 방법 중 하나이며 중요한 역할을 합니다. 참신한 아이디어와 알찬 정보를 담은 내용으로 성공적인 프레젠테이션 발표를 수행할 수 있다면 자신의 의사소통 능력, 지식 전달력, 전문성 개발에 매우 유익한 도움이 될 것입니다. 따라서 체계적이고 성실한 준비와 최선을 다하는 자세가 필요하겠습니다.