보고서 쓰기, 보고서 요건, 보고서 작성 과정, 보고서 구성에 대해 알아보겠습니다.
보고서
대학에서 학생들은 자신의 전공 영역에 따라 다양한 조사나 실험을 하며, 기존의 연구성과들에 대해 공부합니다. 거의 모든 과목들에서 학생들은 학습 활동의 결과에 대해 ‘보고서’를 작성하여 제출해야 합니다. 학습 활동의 경험과 지식을 활용하여 쓰는 보고서는 능동적 학습의 계기가 된다는 점에서 대학에서의 공부 가운데 중요한 부분을 차지합니다. 학생들은 보고서를 쓰면서 주어진 주제나 자신이 관심 있는 주제를 선택해 그와 관련된 참고 자료들을 읽으면서 풍부한 지식을 쌓을 수 있고, 체계적으로 글을 쓰는 방법과 다양한 자료를 비판적인 시각으로 검토 및 정리하면서 문제해결 능력을 기를 수 있습니다.
‘보고서’란 어떤 대상을 관찰하거나 조사한 결과를 보고하는 글로 목적과 대상이 분명한 글입니다. 보고서는 실험 과정과 결과를 서술한 실험 보고서, 특정 지역에 답사를 다녀온 후 답사 경위와 결과를 정리한 답사 보고서, 각종 행사에 참관한 후 그 경과와 의의를 밝히는 행사보고서, 어떤 사실에 대해 여러 자료를 조사하고 검토한 후 그 결과를 서술하는 조사보고서 등이 있습니다. 어떤 유형의 보고서든 특정한 주제에 대해 수집하고 정리한 자료를 참고하여 결과를 보고한다는 점은 같습니다. 보고서는 조사 및 실험과 연구의 대상, 목적, 기간, 방법, 결과 및 평가 등을 구성 요소로 작성되며 일정한 절차에 따라 형식을 갖춘 체계적인 형태의 글입니다.
보고서 유형 중 조사 보고서와 실험 보고서의 특징에 대해 알아보겠습니다. 조사 보고서는 특정 목적을 가지고 일정한 주
제에 대해 조사하고 연구하여 그 사실을 보고하는 글입니다. 조사 보고서는 조사자가 주제를 정하여 그 주제에 맞게 조사 일정과 방법을 정하고 대상을 찾아 조사한 후 그 결과를 씁니다. 따라서 조사 보고서에서는 실제 조사한 사실을 정확하게 전달해야 합니다. 조사 보고서를 작성하는 목적은 주제에 따라 다르겠지만, 일반적으로 기업체의 경우 기업의 이익 추구를, 관공서의 경우는 공공의 이익 추구를 목적으로 하며, 학생들은 주제와 관련된 문제를 조사하여 그 문제점이나 해결 방안 등을 스스로 찾아봄으로써 나중에 사회에서 필요한 보고서를 작성할 수 있는 능력과 실력을 갖출 수 있습니다.
실험 보고서는 실험을 잘하기 위해서는 예습을 통해 합리적인 계획을 세우고, 실험을 착실하게 진행해야 하며, 실험 결과를 정확히 기록하여 보고해야 합니다. 특히 실험 결과를 정리하고 거기에서 도출한 결론을 보고서로 작성하여 다른 연구자와 의견을 교환하는 것은 실험 자체만큼이나 중요하다. 보고서 작성에 앞서 실험 노트를 준비하여 실험을 수행하는 동안 발생하는 모든 일들과 실험 결과를 정확히 기록해 두면 좋습니다. 실험 노트는 실험에서 관찰한 사실을 단순히 메모하는 기능만 가지고 있는 것이 아니라 실험을 전체적으로 검토할 수 있는 귀중한 자료이자 최종적으로는 보고서 작성을 위한 기초 자료가 됩니다. 실험 노트에는 실험이 끝나는 즉시 실험 중에 발생한 모든 일들을 있는 그대로 기록하며, 실험 결과에 관하여 고찰하고 실험 목적과 관련하여 나름대로 내린 결론이나 실험에 관한 의문점이나 문제점 등도 함께 기록합니다.
보고서 요건
좋은 보고서를 쓰기 위해서는 다음과 같은 요건들을 갖추어야 합니다.
(1) 주제가 분명할 것
보고할 대상을 명확히 하고, 그것을 바라보는 자신의 관점을 분명히 하며, 대상을 조사한 결과는 어떠한지 사실적으로 드러내어야 합니다.
(2) 신뢰성 있는 자료를 수집할 것
주제에 부합하는 합당한 자료를 가능한 한 많이 수집해야 한다. 자료를 언제, 어디서, 어떻게 수집했는지 밝히는 것도 자료의 신뢰성을 높이는 방법입니다.
(3) 체계를 갖출 것
보고의 목적, 조사 시기와 범위, 조사 방법 등을 먼저 밝히고, 보고의 중심 내용도 일정한 기준에 따라 일목요연하게 정리하여 제시합니다.
(4) 객관적이고 공인된 용어와 개념을 쓸 것
정확하지 않은 용어나 모호한 개념으로는 정확한 보고를 할 수 없습니다. 객관적이고 공인된 용어와 개념으로 설명해야 합니다. 주요 용어나 개념의 의미를 밝혀두는 것도 좋은 방법입니다.
(5) 객관적이고 간결한 문체로 작성할 것
정확한 정보를 전달하는 데는 짧고 분명한 문장이 유리합니다. 주관적인 정서나 감상은 될수록 배제하는 것이 좋습니다.
보고서 작성 과정
1) 주제 선정과 기획
보고서를 쓰려면, 먼저 주제를 정해야 합니다. 주제는 보고서를 쓰는 사람이 스스로 정하는 경우도 있지만, 누군가에 의해 미리 주어지는 경우도 많습니다. 그러나 주제가 주어진다 해도 참주제는 스스로 정해야 합니다. 예를 들어 ‘지구생태계 보호’에 관해 쓰라는 과제가 주어지면, ‘온실가스 배출로 인한 기후 변화의 심각성’이라는 식으로 참주제를 스스로 정해야 하는 것입니다. 주제가 정해지면, 그 주제의 정확한 의미와 초점을 분명히 파악해야 합니다. 주제에 대해 명확하게 파악하지 못하면 실험의 목적이나 의의 등이 분명하지 못하게 되며, 그러면 제대로 된 보고서를 작성할 수 없습니다. 이는 실험의 목적에 따라 실험 과정, 도구, 방법 등이 달라지기 때문입니다. 또한 보고서를 작성할 구체적 계획을 생각해 보아야 합니다. 이처럼 주제의 전반적 성격을 파악하고 주변 여건을 감안하여 보고서를 쓸 세부적 계획을 세우는 것을 기획이라고 합니다.
기획을 할 때, 먼저 실험 기간과 범위, 실험 도구와 방법, 활용 인원과 임무 등에 대해서 결정해야 합니다. 가령, 1주일의 기한이 주어진 경우와, 6개월의 기한이 주어진 경우의 보고서가 같을 수는 없는 일입니다. 보고서의 준비 기간에 따라 실험 기간, 실험 대상, 실험 장치와 재료, 결과 분석과 보고서 작성 등에 필요한 기간을 구체적으로 계획하여야 시간을 적절하게 사용할 수 있습니다.
2) 자료 수집과 정리
기획이 끝나면 자료 수집을 합니다. 모든 보고서의 자료는 정확해야 가치가 있습니다. 실험과 관련된 모든 정보는 틀림없도록 확인해야 합니다. 문헌이나 인터넷을 통해 조사한 자료나 정보는 신빙성 있고 정확한 자료인가를 검토해야 하며, 반드시 그 출처를 밝혀야 합니다. 수집한 자료는 정리하고 분석해야 보고서를 쓰는 데 유용한 정보가 됩니다. 자료 수집과 분석은 보고서 작성에서 시간과 노력이 가장 많이 드는 일입니다. 흔히 글 솜씨를 중요하게 생각하지만, 그보다 중요한 것이 자료를 풍부하게 수집하고 체계적으로 분석하는 것입니다. 보고서의 수준은 글 솜씨보다 자료의 양과 질에 따라 결정된다는 점을 잊지 말아야 합니다.
자료 수집은 보고서를 준비하는 단계에서 하는 작업이지만, 실제 쓰는 단계에도 계속하는 것이 좋습니다. 실제 써 보면서 자료가 더 필요한 경우가 많기 때문입니다. 보충할 자료를 더 찾는 가운데 그동안 풀리지 않았던 의문점이 해결되어서, 높은 수준의 보고서를 쓸 수 있게 됩니다. 문헌 자료의 경우, 필요한 부분만 복사를 하는 수가 많습니다. 그렇지만 그 자료에 대한 정보를 같이 기록해 두면, 이후 참고 자료를 제시할 때 편리하게 이용할 수 있습니다.
문헌자료별로 기록해 둘 자료 정보는 다음과 같습니다.
- 단행본 : 저자명, 번역자명(번역서인 경우), 편집자명(편저인 경우), 서명, 발행처(출판사 소재지 및 출판사명), 발행 연도, 청구번호(도서관 소장인 경우).
- 연구 논문 : 저자명, 논문 제목, 학술지명, 권, 호, 발행연도, 논문 시작과 끝 쪽수.
- 학위 논문 : 저자명, 논문 제목, 학위 종류, 학위 수여 기관, 발행 연도.
- 연구 보고서 : 보고자, 보고서 제목, 보고서 번호, 보고서 발행 기관, 발행 연도.
- 전자 문헌 : 전자 문헌 작성자명, 제목, 인터넷 주소, 접속 일자, 데이터베이스명, 전자 주소 소유 기관.
- 그림 및 사진 : 작가명, 작품명, 소장 기관, 촬영 일자(사진인 경우)
보고서의 내용에 따라 그래프나 도표 등을 활용하여 한눈에 조사 결과를 파악할 수 있도록 하는 것도 좋습니다. 간단한 도표와 그래프로 만들어 주면 읽는 사람의 노력을 덜어줄 수 있고 내용 파악에도 도움이 됩니다. 그림이나 사진 또한 보고서를 충실하게 할 뿐 아니라 보고서를 보는 지루함을 덜어주는데도 큰 몫을 하므로 적절히 첨부하는 것도 좋습니다. 이때 가능하면 조사 과정에서 필요한 사진을 직접 찍어서 준비하고 그림도 직접 준비하는 것이 좋습니다. 부득이한 경우 인터넷에서 보고서와 관련된 그림이나 사진을 다운 받거나 다른 사람의 자료에서 가져온 경우에는 그 출처를 반드시 밝혀야 합니다.
보고서 구성
보고서의 구성 방식은 보고의 종류와 주제에 따라 다릅니다. 보고자가 자유롭게 구성 방식을 결정해도 되지만, 보고를 받는 이가 전체 체계를 잘 알 수 있게 하려면, 보고의 종류에 따라 관습적으로 형성되어 있는 구성 방식을 따르는 것이 좋습니다. 일반적으로 보고서에 사용되는 구성은 ‘표지-목차-본문-참고문헌’의 형식을 갖추며, 본문은 ‘서론-본론-결론’으로 이루어집니다.
1) 표지
표지에는 보고서의 내용을 한눈에 알 수 있는 ‘보고 유형, 제목과 부제, 보고일, 보고자 소속, 보고자명, 보고 받는 이의 이름’을 씁니다. 표지에 들어가는 내용 또한 작성하는 방법이 있으므로 일반적인 보고서 표지 형식을 따라 작성하면 됩니다.
2) 목차
목차는 보고서 내용의 순서를 알려주는 부분으로 일목요연하게 전체 내용의 전개를 알 수 있게 논리적으로 제시합니다. 목차는 본문의 순서 및 소제목과 반드시 동일하게 작성해야 합니다. 즉, 본문에서 일관성 있게 제시한 장과 절, 항에 따른 구분 방식과 소제목을 제시합니다. 목차의 유형에는 내용 목차와 그림 및 도표 목차(그림이나 도표가 다수 있을 경우)가 있습니다. 목차의 구성 형식은 크게 수와 문자를 혼합한 수문식과 수만 사용한 수목차가 있습니다. 특별히 정해진 형식은 없지만 글자체와 글자 크기, 들여 쓰기 등을 신경 써서 보고서 내용의 순서와 위계를 잘 보여줄 수 있도록 작성합니다. 그림 및 도표는 본문에도 번호를 부여하고 그 번호를 목차에 표시합니다. 보고서 분량이 많은 경우에는 별도의 쪽에 목차를 표시하고 쪽수를 밝히지만, 그렇지 않을 때에는 표지에서 제목 아래나 본문 바로 앞에 목차를 간략히 밝히는 것이 좋습니다.
3) 본문
본문은 ‘서론-본론-결론’의 3단 구성이 일반적이지만, 필요한 경우 소제목을 붙여 장과 절로 적절하게 배분하여 구성할 수 있습니다.
(1) 서두(‘서론’, ‘머리말’, ‘들어가며’ 등도 가능)
서두는 전체 글의 도입 부분이므로 지나치게 길게 쓰지 않도록 합니다. 보고서의 목적과 함께 보고서에서 다룰 문제를 분명히 밝히고 그 문제가 지니는 중요성도 언급합니다. 보고할 대상의 분석 방법 및 보고할 자료의 성격과 내용을 간략히 소개합니다.
(2) 본론(보고의 내용을 화제식으로 제시하는 제목도 가능, 여러 절로 분할 가능)
본론은 보고서의 핵심에 해당하는 부분으로 수집한 자료들을 바탕으로 실험한 주제와 그에 따른 세부 항목을 자세히 기술합니다. 문제 사항을 분석 및 해석하여 결과를 제시하면서 자신의 의견 및 해결방안을 논증할 수 있습니다. 이때 가능하면 도표나 그래프로 내용을 일목요연하게 정리하여 내용을 쉽게 알아볼 수 있도록 하면 좋습니다. 그리고 필요하다면 그림이나 사진, 자료 등을 첨부하여 보고서 내용을 충실하게 해 줍니다.
(3) 결말(‘결론’, ‘맺음말’, ‘나오며’ 등도 가능)
결론은 본론에서 다루었던 내용들을 요약 정리하면서 재강조하는 부분입니다. 보고와 관련된 소감이나 의견, 앞으로의 과제 또는 긍정적인 전망을 제시할 수 있습니다. 보고서를 마무리하는 단계이므로 본론에서 언급되지 않았던 이론이나 주장을 새롭게 펼치지 않도록 주의합니다.
4) 참고 문헌 및 부록
참고문헌은 보고서를 작성하면서 인용했거나 참고한 자료들의 출처를 일목요연하게 제시하는 부분입니다. 참고문헌을 작성할 때는 정해진 양식에 맞추어 일관되게 작성해야 합니다. 부록은 실험 보고서를 위해 사용한 실험 도구나 방법의 내용을 필요시 보고서 맨 마지막에 참고 자료로 제시하는 경우입니다. 예를 들어 실험 설계지나 실험도구에 대한 추가 설명 등의 내용을 보고서 본문 안에 포함시키면 내용의 흐름이 끊어지므로 이것을 부록으로 덧붙여서 필요한 경우 찾아볼 수 있도록 하는 것입니다.
보고서 작성 시 유의 사항
본격적으로 보고서를 작성하기 전에 개요 작성을 먼저 합니다. 개요는 서두·본문·결말 부분에 각각 무엇을 쓸 것인지 그동안 모은 자료들을 참조하면서 구체적으로 구상한 내용들을 작성하는 것입니다. 먼저 전체적인 목차를 결정하고, 그다음 각 부분에서 어떤 내용을 쓸 것인지 세부 항목을 정해서 작성하는 것이 좋습니다. 개요가 완성되면, 전체적으로 통일성과 일관성이 유지되었는지, 그리고 의도한 내용이 제대로 구상되었는지 검토하고 수정합니다.
보고서를 실제로 쓸 때는 미리 수집한 자료와 작성해 둔 개요를 함께 참고하면서 씁니다. 보고서의 문체는 무엇보다 간결하고 평이한 것이 좋습니다. 문장이 난해하거나 장황하게 되면, 보고하고자 하는 주제를 정확하게 전달하기 어렵습니다. 보고서를 쓸 때, 주의해야 할 사항들로는 다음과 같은 것들이 있습니다.
⦁ 감상문을 쓰라는 요구가 없는 한, ‘나’와 같은 1인칭 대명사를 쓰지 않습니다.
⦁ ‘교수님께서는’ 같은 존대법이나 ‘……합니다.’ 같은 경어체를 쓰지 않습니다.
⦁ 주관적 태도를 드러내거나 함축적인 표현은 될수록 쓰지 않습니다.
⦁ ‘……인 것 같다’ 같은 모호한 어투를 쓰지 않습니다.
⦁ 문장을 지나치게 길게 쓰지 않습니다.